CÓMO EVITAR LAS REUNIONES ETERNAS

CÓMO EVITAR LAS REUNIONES ETERNAS

No todas las empresas saben cuánto gastan en horas perdidas en reuniones. DPR Construcción, una empresa de construcción civil de California, si lo sabe. Sus contratos prevén estos costos. Cada hora de reunión cuesta a la empresa un promedio de US$150 por empleado. En un proyecto de US$ 20 millones, la compañía llegaba a gastar US$ 1 millón sólo en reuniones, el equivalente al 5% del presupuesto. Una cifra elevadísima, ya que en ese mercado el margen de ganancias ronda el 2%.

Muchas veces el problema de las reuniones reside en que el interés individual suele prevalecer sobre el colectivo. Como no es posible cambiar la naturaleza humana, debemos alterar las reglas del juego e inducir a los participantes a actuar indirectamente en beneficio del grupo.

Normalmente las personas presentan temas que a ellas les interesa discutir con todo el grupo o con uno más individuos presentes en la reunión. Como el coordinador no siempre sabe la importancia de cada propuesta para los demás miembros del grupo, por lo general termina aceptando todos los ítems. Una fórmula que invariablemente lleva a la pérdida de tiempo, ineficiencia e insatisfacción colectiva.

Existe un método de tres pasos para planear y ejecutar reuniones más eficientes y con mayor valor para los participantes que utiliza modelos de la teoría de juegos. Estos tres pasos son: votación sobre los temas a tratar, restauración de un tema rechazado, última llamada para incorporar nuevos temas.

En el primer paso ya se producirá un gran filtrado de temas por el grupo, pudiendo llevar los temas descartados a otras reuniones más concretas solo con las personas indicadas. En el segundo paso vamos a poder recuperar algún tema importante pero que el grupo no lo ha visto de esa forma. Con la última llamada se da la oportunidad a aportar algún tema que ha surgido durante el transcurso de estos pasos.

Este método se puede llevar a cabo si existe una programación de reuniones y están espaciadas en el tiempo.

También es bueno tener una dinámica para la propia reunión en si. El modelo Deepand clasifica site actividades comunes que se dan en las reuniones de trabajo. En una buena reunión hay que reducir (si bien no eliminar) las tareas de descripción, previsión y negociación, que pueden ser realizadas en otros momentos. Hay que potenciar las actividades de explicación, evaluación, formulación de alternativas y decisión.

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